Pourquoi les entreprises utilisent-elles autant Excel pour leurs besoins métiers ?
Excel a l'avantage d'être simple à prendre en main, flexible et accessible. Une entreprise peut rapidement créer un tableau pour suivre ses clients, suivre ses stocks ou établir un budget. Le problème apparaît souvent avec le temps. Un fichier qui avait créé pour répondre à un besoin ponctuel peut progressivement devenir un outil indispensable. On ajoute de nouvelles colonnes, des formules, des onglets et des macros...puis plusieurs personnes commencent à travailler dessus. A ce moment là, le fichier Excel peut devenir beaucoup plus difficile à gérer.
Quels sont les signes qui déterminent qu'Excel atteint ses limites ?
Il n'y a pas forcément un nombre précis de lignes ou de fichiers à partir duquel il faut abandonner Excel. C'est plutôt la manière dont l'entreprise utilise ses fichiers qui doit alerter.
Par exemple, si plusieurs collaborateurs doivent modifier les mêmes informations, si des fichiers sont envoyés régulièrement par mail ou si chacun possède sa propre version d'un tableau, cela peut rapidement créer des problèmes. On retrouve souvent les mêmes situations : des informations saisies plusieurs fois, plusieurs fichiers contenants des données similaires, des erreurs de saisie ou de calcul, des versions différentes d'un même document, des tableaux devenus trop complexes, des tâches répétitives réalisées manuellement, des informations difficiles à partager entre les différents services.
Lorsque le fichier Excel commence à demander davantage de temps pour être maintenu que pour être réellement utilisé, il est peut-être temps de réfléchir à une autre solution.
Quelle est la différence entre un fichier Excel et une application métier ?
La principale différence est que l'application métier est conçue autour des besoins de l'entreprise et de ses utilisateurs.
Avec Excel, c'est généralement l'utilisateur qui construit progressivement son outil. Avec une application métier sur mesure, on part au contraire du fonctionnement réel de l'entreprise pour construire une solution adaptée.
Prenons l'exemple d'une entreprise qui utilise un fichier Excel pour suivre ses prospects.
Dans une application métier, un commercial pourrait disposer d'un espace permettant de consulter ses prospects, d'ajouter un nouveau contact, de renseigner les échanges avec celui-ci et de suivre l'évolution de chaque opportunité. Les informations sont enregistrées dans une base de données et peuvent être consultées par les personnes autorisées.
On ne remplace donc pas simplement "Excel par un autre logiciel", on repense le fonctionnement pour simplifier les tâches et centraliser les informations.
Une application métier permet réellement de gagner du temps ?
Oui, notamment quand l'entreprise réalise beaucoup de tâches répétitives. Imaginons qu' un collaborateur doive chaque semaine récupérer des informations dans plusieurs fichiers Excel, les vérifier, les consolider puis créer un nouveau tableau de suivi.
Une application peut automatiser une partie de ces opérations.
Les données sont enregistrées une seule fois et peuvent ensuite être utilisées à différents endroits de l'application. On peut également automatiser certaines actions, générer des documents ou mettre à disposition des tableaux de bord.
Le gain n'est donc pas uniquement lié à la vitesse du logiciel. Il vient surtout de la simplification du travail quotidien.
Une application métier permet-elle aussi de limiter les erreurs ?
C'est effectivement un autre avantage important.
Dans un fichier Excel, une cellule peut être modifiée, une formule supprimée ou une information saisie au mauvais endroit.
Une application métier permet de mieux cadrer la saisie des données. On peut par exemple, imposer certains champs, proposer des liste de choix ou contrôler automatiquement certaines informations.
Cela ne signifie pas qu'une application métier élimine toutes les erreurs mais elle permet de réduire les risques liés aux manipulations manuelles.
Et concernant le partage des informations ?
C'est souvent l'un des premiers bénéfices constatés.
Avec plusieurs fichiers Excel, il peut être compliqué de savoir quelle information est la plus récente. L'application métier permet de centraliser les données et donner accès aux bonnes informations aux bonnes personnes.
Un commercial peut consulter les informations dont il a besoin, tandis qu'un responsable peut disposer d'une vision globale de l'activité.
Chacun travail ainsi à partir d'une même source d'information.
Faut-il forcément développer une application complète ?
Pas nécessairement. C'est justement pour cela qu'il est important de commencer par l'analyse du besoin.
Une entreprise n'a pas forcément besoin de remplacer immédiatement tous ses fichiers Excel. On peut commencer par identifier les tâches qui posent le plus de difficultés ou qui prennent le plus de temps. La première version de l'application peut se concentrer sur ces besoins prioritaires. L'objectif est de créer l'outil utile aux utilisateurs. L'application peut ensuite évoluer avec l'entreprise et ses besoins.
Que devient Excel après la digitalisation ?
Excel ne disparait pas forcément !Il reste parfaitement adapté à certains usages : réaliser un calcul ponctuel, analyser des données ou créer un tableau personnel, par exemple.L'idée n'est donc pas de supprimer Excel de l'entreprise, mais de déterminer pour quels usages il est pertinent et pour lesquels une application métier serait plus adaptée.
Comment se déroule un projet de digitalisation d'un fichier Excel ?
Nous commençons par comprendre le fonctionnement de l'entreprise avant de parler de technologie.
Quels sont les fichiers utilisés ? Qui les utilise ? Quelles informations sont saisies ? Quelles tâches sont répétitives ? Quelles difficultés les collaborateurs rencontrent ils au quotidien ?
Cette phase d'échange permet permet de définir précisément les besoins et d'imaginer une solution adaptée.A partir de là, nous pouvons concevoir et développer une application métier sur mesure accessible depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone selon les besoins.L'objectif est de construire un outil qui s'intègre naturellement dans le fonctionnement de l'entreprise.
Du fichier Excel à l'application : une évolution, pas une révolution
Passer d'Excel à une application métier ne signifie pas nécessairement bouleverser toute son organisation.
Au contraire, le développement sur mesure permet de partir de ce qui existe déjà et de conserver les méthodes de travail qui fonctionnent, tout en supprimant progressivement les tâches inutiles, les doubles saisies et les manipulations complexes. La digitalisation n'est donc pas une fin en soi. Elle doit avant tout répondre à un objectif concret ; faire gagner du temps, fiabiliser les informations et faciliter le quotidien des équipes.
Flavien, que diriez vous aux entreprises qui utilisent encore Excel pour gérer une partie de leur activité ?
Si votre entreprise repose aujourd'hui sur plusieurs fichiers Excel pour gérer vos clients, vos prospects, vos stocks, votre logistique ou votre suivi d'activité, il peut être intéressant de prendre le temps d'analyser son fonctionnement.
Il n'est pas toujours nécessaire de changer vos outils. Mais lorsque les fichiers se multiplient, que les manipulations deviennent chronophages ou que le partage d'informations devient compliqué, une application métier sur mesure peut apporter une réponse adaptée.
Vous vous demandez si votre entreprise a intérêt de passer d'Excel a une application métier ? Echangeons sur votre projet